💡 Les familles de documents servent à classer par catégorie les documents joints aux fiches patrimoine et aux fiches équipement : par exemple Plans ou Documentation technique. Cet article explique comment créer, modifier et supprimer une famille. La gestion des familles de documents est réservée aux utilisateurs disposant du rôle Superviseur.
Les familles de documents apparaissent sous forme d’onglets dans les blocs "Documents attachés" des différents éléments de Hop-place, comme les patrimoines, les équipements, les contrats ou les prestataires
Accéder aux familles de documents
"Paramètres" -> "Familles de documents"
Créer une famille de documents
Renseigner le champ obligatoire :
Nom : saisir le nom de la famille de documents
Compléter les champs optionnels si nécessaire :
Parent : sélectionner une famille existante pour rattacher la nouvelle famille en tant que sous-famille et organiser les familles sur plusieurs niveaux
Description : ajouter une description pour préciser l’utilisation de la famille
Ajouter la famille de documents
Cliquer sur "Ajouter"
La famille est désormais disponible pour classer les documents dans Hop-place
Lors de la création d’un nouveau document, sélectionner obligatoirement une "Famille de documents" afin de classer le fichier dans la catégorie correspondante
💡 Assurance, Carte grise, Mode d’emploi, Photos ou Plans sont des exemples de familles de documents, celles disponibles peuvent varier selon le paramétrage de votre instance
Pour aller plus loin
Vous pouvez consulter l’article « Patrimoines »
Vous pouvez consulter l’article « Gestion des services »