💡La création et la gestion des modèles d'e-mail sont réservées aux utilisateurs disposant du rôle Superviseur.
Un modèle d'e-mail permet de préparer à l'avance l'objet et le contenu d'un message, avec des variables remplies automatiquement.
Cet article explique comment créer un modèle, le modifier et le supprimer.
Accéder aux modèles d'e-mail
Paramètres -> Options Hop-place -> Modèles d'email
Les modèles existants s'affichent les uns sous les autres. Chacun peut être modifié directement depuis cette page.
Créer un modèle d'e-mail
Cliquer sur Ajouter un élément, en bas de la liste des modèles
Renseigner les champs obligatoires :
Utilisé pour : sélectionner le contexte dans lequel le modèle sera proposé, par exemple Fiche de l'intervention envoyée au prestataire externe
Nom du modèle : saisir le nom qui permettra d'identifier le modèle dans Hop-place
Objet du mail : saisir l'objet de l'e-mail
Contenu du mail : rédiger le message, avec mise en forme si besoin (gras, italique, listes, liens, alignement…)
Compléter le champ facultatif si nécessaire :
Expéditeur : saisir le nom qui apparaîtra comme expéditeur du message
Insérer les variables souhaitées dans l'objet ou le contenu (voir section suivante)
Cliquer sur Sauvegarder dans la Tour de contrôle, à droite de l'écran
Le modèle est alors proposé dans le contexte choisi.
💡 Expéditeur par défaut: [ Nom de votre Organisation + Hop Place ]
Utiliser les variables
Les variables disponibles sont indiquées sous les champs Objet du mail et Contenu du mail.
Elles insèrent automatiquement dans le message les informations de l'élément concerné.
Pour insérer une variable, la saisir à l'endroit où l'information doit apparaître, crochets compris.
⚠️ Saisir les variables exactement comme elles apparaissent dans l'interface, sans ajouter ni retirer d'accent : [Nom equipement] et non « [Nom équipement] ».
Élément concerné (demande ou intervention)
[Nom objet] : objet saisi sur la demande ou l'intervention, c'est-à-dire son intitulé court
[Url objet] : lien vers la fiche de la demande ou de l'intervention dans Hop-place
[Contenu] : description saisie sur la demande ou l'intervention
[Priorité] : niveau de priorité de la demande ou de l'intervention
[Numero sequence] : numéro de référence attribué à la demande ou à l'intervention
[Etat] : état de l'élément au moment de l'envoi, par exemple À traiter, Prise en compte ou Traitée pour une demande, Préparation pour une intervention nouvellement créée
[Date debut intervention] : date de début de l'intervention
Patrimoine et équipement
[Nom patrimoine] : nom du patrimoine sélectionné comme localisation
[Nom patrimoine complet] : nom du patrimoine précédé de ses niveaux parents dans l'arborescence
[Adresse patrimoine] : adresse renseignée sur la fiche du patrimoine
[Nom equipement] : nom de l'équipement concerné
Action et utilisateur
[Date action] : date de l'action à l'origine de l'envoi de l'e-mail
[Auteur action] : nom de l'utilisateur ayant réalisé cette action
[Utilisateur connecte] : nom de l'utilisateur connecté au moment de l'envoi
Réservée aux demandes
[Motivation priorité] : justification saisie par le demandeur lorsque la priorité est Élevée ou Urgente
Modifier un modèle d'e-mail
Repérer le modèle concerné dans la liste
Modifier directement les champs souhaités
Cliquer sur Sauvegarder dans la Tour de contrôle
💡Les modifications s'appliquent aux prochains e-mails préparés avec ce modèle.
Supprimer un modèle d'e-mail
⚠️ Un modèle retiré n'est plus proposé dans le contexte pour lequel il était utilisé. Vérifier qu'il n'est plus nécessaire avant de le retirer.
Survoler le modèle concerné dans la liste
Cliquer sur l'icône Retirer l'élément (⊖), à droite du modèle
Cliquer sur Sauvegarder dans la Tour de contrôle pour valider le retrait
Pour aller plus loin
Vous pouvez consulter l’article « Envoyez la fiche d'intervention à un prestataire externe »
Vous pouvez consulter l’article« La tour de contrôle »